Pouvez-vous mieux gérer vos priorités ? (épisode 4/10)
Par Gérard Rodach, vendredi 1 juin 2007 à 07:56 :: Gérer son temps et ses priorités :: permalien #97
De mois en mois vous progressez dans la gestion de vos priorités. Vous connaissez vos qualités et vos défauts, vous privilégiez l’important, vous tenez compte de vos collaborateurs…mais le flot des tâches ne semble jamais s’arrêter. Comment ne pas crouler sous cette vague incessante, comment tenir le cap quand les sollicitations ne cessent de s’amplifier ?
Nous avons en effet à effectuer des tâches plus ou moins urgentes en fonction des délais que nous nous fixons (ou qui nous sont imposés). Celles-ci peuvent dépendre de nous ou du travail d’autres personnes ; elles peuvent s’effectuer en une fois ou de manière morcelée dans le temps… Comment choisir celles qui sont à traiter immédiatement ?
Les degrés de priorité
Le degré de priorité d’une tâche est fonction de l’importance de la tâche et de la durée estimée pour sa réalisation :
- A : forte importance, réalisation rapide
- B : moindre importance, réalisation rapide
- C : forte importance, réalisation longue
- D : moindre importance, réalisation longue
En supposant que vous ayez des tâches des quatre types à effectuer, par lesquelles commencez-vous ?
Vous choisirez sûrement :
- de commencer par « A » (réalisation rapide/forte importance) pour vous en débarrasser ;
- de terminer par « D » (réalisation longue/moindre importance).
Le vrai débat porte plus sur les tâches « B » et « C » :
- privilégier « C » (réalisation longue/forte importance) peut sembler logique. Toutefois, dans un monde un peu turbulent, attendre est parfois utile ;
- choisir « B » (réalisation rapide/moindre importance) en deuxième option peut être une bonne idée : cela dépend si vous devez effectuer vous-même la tâche ou si vous pouvez la déléguer.
Construire une grille de priorités
Pour choisir quelles tâches privilégier (entre B et C par exemple), nous vous suggérons de vous construire une grille de priorités. Vous cocherez les cases correspondant aux affirmations qui vous semblent vraies pour chaque tâche (vous pouvez bien sûr ajouter à la fin du tableau des affirmations supplémentaires).
Critère de priorité (à viser pour chaque tâche)
- Elle me rapproche de mes objectifs.
- Elle m’a été demandée par un supérieur.
- Le travail des autres en dépend.
- Les conséquences d’un retard sont importantes.
- …
Cette grille est la vôtre. Elle peut évoluer au fil du temps. Elle ne résoudra pas tous les conflits, mais elle vous facilitera les choix dans la grande majorité des cas. Cette grille, en fait, vous permet de structurer votre pensée : c’est le cheminement que vous faites consciemment ou non lorsque vous devez choisir. Le fait de la coucher sur le papier vous permet de prendre en compte les aspects émotionnels (« je fais ce qui me plaît ») et de la pondérer. Enfin, elle vous facilite le choix entre de multiples tâches.
Bonne construction de grille !
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