Hercule Martin Manager

Une planification à plusieurs niveaux

Planifier, c’est avoir une vue d’ensemble des tâches à accomplir et leur allouer un temps raisonnable. Nous supposons ici que les tâches sont à effectuer sur un horizon de temps qui peut être la journée, la semaine ou le mois, et que vous pouvez estimer leur délai de réalisation. Bien sûr, il vous faudra aussi accepter que tout ne soit pas planifiable et donc conserver du temps disponible pour les impondérables. La meilleure manière d’agencer son temps est d’utiliser un agenda ou un support visuel qui facilite la visualisation de vos objectifs. Vous vous donnerez ainsi une discipline :

mensuelle :

• reportez les actions récurrentes (par exemple la réunion du troisième mardi du mois),
• réservez des plages de temps pour les tâches importantes non urgentes (les 5 à 10 % de temps clefs),
• notez les actions importantes et urgentes ;

hebdomadaire :

• vérifiez le vendredi soir la place allouée aux tâches importantes la semaine suivante,
• assurez-vous de l’adéquation des temps consacrés à chaque projet,
• préparez-vous mentalement ;

quotidienne :

• assurez-vous de l’adéquation des plages de temps prévues pour chaque tâche dans la journée,
• fixez-vous trois objectifs par jour,
• préparez-vous mentalement le soir pour le lendemain.

Les voleurs de temps

La bonne gestion des voleurs de temps (petits ou grands) dépend en grande partie de vous. Les « petits » voleurs de temps sont les interruptions en tous genres, qui peuvent être :

• involontaires : visiteurs imprévus, problèmes technologiques de tout ordre (par exemple une panne d’ordinateur) ;
• plus ou moins volontaires : consultation en temps réel de la messagerie, passe-temps divers, mauvaise circulation de l’information au quotidien, etc.

Pour les empêcher de nuire, vous pouvez adopter une utilisation différente de la messagerie en ne répondant que deux fois par jour aux e-mails reçus, ou réaliser un mini-process d’évaluation des tâches urgentes. Les « grands » voleurs de temps sont quant à eux liés :

• à ce que vous aimez faire : vous avez plaisir à réaliser tel ou tel tableau (souvent parce que vous vous en chargiez dans un emploi précédent) et vous continuez à vous en occuper, même si vous pourriez déléguer cette tâche. Ce type d’action peut représenter 10 à 15 % de votre temps ;
• à votre forme de travail et notamment à votre définition de la perfection. Si la recherche de cette dernière est louable en soi, il faut aussi savoir s’arrêter. Par ailleurs, ce que vous appelez « perfection » n’est pas perçu de la même manière par ceux qui assurent la suite de votre travail.
• aux conflits entre personnes et à ce que nous appellerons plus globalement le « stress relationnel ». Vous consacrez plus de temps à mettre de l’huile dans les rouages de vos équipes qu’à votre activité elle-même…

Peut-être sont-ils moins faciles à contrer… Vous pouvez toutefois vous focaliser sur le cœur de votre métier, bloquer des créneaux de temps pour une tâche et ne pas les dépasser, et mieux préparer les réunions auxquelles vous participez.